Supervisor Virtual: Funciones y Beneficios

Supervisor virtual en su escritorio de casa leyendo un informe que sostiene con una mano y sonriendo

Cada vez es más frecuente ver Equipos Virtuales trabajando para las empresas. Por esta razón, el Supervisor Virtual es un elemento indispensable para los proyectos en línea. Muchos prefieren contar con un Project Manager para gestionar el trabajo por internet. Sin embargo, esta modalidad no es compatible con todo tipo de actividades. De hecho, la gran mayoría de los trabajos remotos no ameritan tanta coordinación. 

En casi todos los casos, lo usual es contratar una Oficina Virtual para desempeñar las tareas de un área. Esto ocurre cuando la empresa no requiere un proyecto concreto, sino actividades estables a mediano plazo. Por ende, un líder de proyecto se vuelve insuficiente. Ante esta situación, lo mejor será contar con un Supervisor Virtual para garantizar el cumplimiento diario de las tareas.

Muchos empresarios cometen el error de pensar que el project manager es una figura versátil para todo tipo de supervisión. En realidad, el líder de proyecto tiene un campo de acción bastante limitado en comparación a un Supervisor Virtual. Continúe leyendo el artículo para saber qué hace y qué tipo de supervisión necesita su empresa.

¿Qué es un Supervisor Virtual?

Se trata de un Empleado Virtual cuya tarea es observar y registrar las actividades diarias de los teletrabajadores. Dependiendo del tamaño de la empresa, sus funciones pueden o no estar limitadas a un área o departamento. El trabajo de este empleado es garantizar que todos los demás estén produciendo para la compañía y generar informes periódicos. Efectivamente, esto le permite a usted centrarse en la administración global de la empresa.

¿Cuáles son las Funciones de un Supervisor Virtual?

Los Supervisores Virtuales tienen funciones muy rutinarias. Es fundamental conocer cada una de ellas para aprovechar al máximo la supervisión remota.

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Observa las actividades de los empleados virtuales

Esta es la principal labor de un empleado de este tipo. Mediante este elemento, usted puede tener ojos en toda su empresa sin descuidar sus tareas administrativas. El supervisor vigila constantemente todo lo que hacen los empleados virtuales. En virtud de ello, puede detectar errores y bajas de producción a tiempo.

Este es un aspecto relevante para su empresa, ya que el supervisor identifica los fallos que presenta el personal. Gracias a él, usted puede estar tranquilo sin distraerse por pensar en si sus empleados virtuales están trabajando. 

Registra las actividades de los empleados virtuales

El supervisor virtual no solo observa. Una de sus principales tareas es organizar y clasificar las actividades realizadas diariamente. Es decir, debe crear documentos con los resultados alcanzados día a día y hacerles seguimiento. De esta manera, podrá identificar quiénes trabajan y quiénes no. Además, podrá medir si se están cumpliendo las metas planteadas en los plazos establecidos.

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Genera informes periódicos

Este es un aspecto relevante que distingue al supervisor virtual. Periódicamente, rinde cuentas no solo de su gestión, sino también de todos los empleados virtuales. Le envía un informe semanal, quincenal o mensual a usted. Este informe contiene un resumen con todos los detalles sobre las actividades realizadas, los resultados logrados y los clientes satisfechos.

Además, usted sabrá qué empleados están aportando valor para su compañía y cuáles no están rindiendo como se esperaba. Así, el supervisor virtual le permite tomar decisiones acertadas con base en información confiable y de calidad. Por supuesto, esto ofrece un óptimo manejo del personal de la empresa.

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¿Qué Herramientas Maneja un Supervisor Virtual?

Para observar y registrar las actividades del empleado virtual, es necesario contar con algunas herramientas tecnológicas. En primer lugar, necesitará el sistema operativo más avanzado del momento, para instalar los software requeridos. Además, otro factor fundamental es una interfaz veloz para supervisar a varios empleados a la vez. Si cuenta con un sistema operativo obsoleto y un dispositivo lento, la supervisión será muy difícil de llevar.

Herramientas de Supervisión

Por supuesto, también requerirá software y programas muy específicos de manejo de personal virtual. Estos pueden ser para supervisar la pantalla en tiempo real o medir el trabajo efectuado. 

Los más comunes son Screenshot Monitor y TeamViewer. Sin embargo, existen muchos otros más. De hecho, hemos creado una lista de las herramientas de supervisión más efectivas. La dejamos a disposición en otro artículo. 

Plataformas de comunicación

Para un supervisor virtual, es fundamental tener una forma de comunicación efectiva con los empleados. Como el trabajo es remoto, la mayor parte de los problemas pueden presentarse por falta de esta. El supervisor necesitará varios métodos para contactar a los teletrabajadores, pero solamente debe utilizar uno para compartir información laboral.

Contar con una única plataforma de comunicación facilita la explicación de instrucciones. Cuando el supervisor hace uso de elementos como redes sociales, teléfono y distintos software para hablar con empleados, llegan los problemas. Para evitarlos, asegúrese de contar con único método de comunicación, el cual debe ser el más óptimo de todos. En otro artículo le explicamos cuál es la mejor opción según su tipo de empresa.

¿Cuáles son las Diferencias entre un Supervisor Virtual y un Project Manager?

A la hora de empezar proyectos virtuales, son muchos los empresarios que deciden contratar a un Project Manager Online. Sin embargo, puede que esta no sea la mejor opción. En muchos casos, lo que realmente necesitan es un Supervisor Virtual. ¿Cómo saber qué opción es la más idónea para su empresa virtual? Aquí enumeramos algunos aspectos a tomar en cuenta.

Ambiente virtual

De acuerdo al tipo de proyecto que usted necesite realizar, deberá contratar a uno u otro. Si el proyecto es muy concreto, probablemente sea necesario un equipo virtual para desempeñar la tarea. En tal caso, será necesario contar con un líder de proyecto. Traducciones, campañas publicitarias y encargos de marketing digital suelen entrar en esta categoría. 

Sin embargo, si lo que usted necesita es un trabajo permanente del día a día, un project manager se vuelve inviable. El supervisor virtual garantiza el funcionamiento de varios encargos realizados por personas diferentes. Por ejemplo, si usted tiene tres proyectos y para cada uno asigna a un empleado virtual, sería absurdo y muy costoso adquirir un project manager para cada uno. También sería una terrible idea que un solo líder de proyecto se hiciera cargo de los tres, pues su experticia abarca solamente un área específica.

En lugar de ello, sería más lógico contratar a un supervisor para que observe cómo van evolucionando las tareas y le informe a usted de los resultados periódicamente. Este es el más óptimo para gestionar empleados virtuales que trabajen individualmente.

Liderazgo

En el mundo laboral de hoy en día, el carisma es un factor clave para gestionar proyectos. Sin embargo, a la hora de comparar empleados virtuales como estos dos, esa relevancia se reduce. 

Para un supervisor virtual, el liderazgo es una cualidad deseable, pero para nada indispensable. Su rol no es inspirar ni motivar a los empleados, sino simplemente observar y reportar. Por esta razón, no se preocupe si su supervisor es una persona introvertida, ya que esto no afecta en lo absoluto sus funciones.

Por otra parte, para el gerente de proyecto, sí que es fundamental poseer un gran liderazgo. Necesitará inspirar a los empleados virtuales para que trabajen eficientemente. De lo contrario, estos se atrasarán con sus entregas y esto perjudicará a su empresa.

Tiempo de trabajo

Cuando usted busca a un project manager, lo hace para un encargo muy específico y delimitado. Es decir, usted tiene una necesidad circunstancial y la quiere resolver a corto plazo. Estas pueden ser actividades como traducciones, desarrollos y diseños de páginas o campañas publicitarias. Cuando el proyecto termina, el project manager desaparece. Por ende, este tipo de trabajos son ideales para Freelancers.

En cambio, el supervisor es un trabajo con funciones permanentes. No está contratado para revisar la calidad de proyectos específicos, sino para observar el desarrollo general de las actividades de la empresa. Si un proyecto o incluso todos terminan, el supervisor virtual puede mantenerse para cuando existan nuevos proyectos. En una empresa con demanda constante, este es un puesto fundamental.

Autonomía

Casi siempre, un project manager selecciona y escoge su propio equipo por una razón fundamental. Para proyectos cortos, él es el responsable de todas las actividades y quien garantiza la calidad. Por ende, es una decisión suya si contratar personal extra o no, y lo hace del presupuesto que se le asigna como parte de sus honorarios. Si los empleados no dan los resultados que espera, puede prescindir de ellos con total discreción.

En contraste, un supervisor no es responsable de asegurar la calidad de las actividades. Por ende, no contrata personal para realizar los proyectos, sino que trabaja con el que usted le diga. Su trabajo es simplemente reportarle a usted si los teletrabajadores están cumpliendo o no sus tareas. 

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