Recepcionista Virtual para Mejorar su Negocio

Recepcionista virtual con una laptop mientras anota en una hoja y contesta una llamada telefónica

Una recepcionista virtual es una empleada que cada vez se vuelve más fundamental para las empresas. Los líderes están ocupados en las labores diarias de la compañía y deben delegar ciertas funciones. Desde luego, el método tradicional consistía en contratar a una recepcionista para que laborara en las instalaciones de la empresa. Sin embargo, ahora las nuevas tecnologías han abierto paso para la llegada de la secretaria virtual.

Las pequeñas empresas en crecimiento suelen tener presupuestos limitados. En ocasiones, no cuentan con el capital, el tiempo o incluso el espacio físico necesario para contratar a una recepcionista. Aun así, no por ello sus labores dejan de ser indispensable para cualquier negocio, por lo que los empresarios deben invertir tiempo y esfuerzo en hacerlas ellos mismos.

Una recepcionista desde casa puede ser la solución a ese gran problema.

¿Qué es una Recepcionista Virtual y Qué Hace?

Es una empleada que atiende potenciales clientes, hace el papeleo y contesta llamadas para la empresa. A pesar de que suene como el trabajo rutinario que haría cualquier secretaria en una oficina, hay grandes diferencias. Trabaja completamente desde casa, por lo que no dispone de una oficina en la empresa. Esto le permite al empresario reducir muchos gastos mientras crece su negocio.

Beneficios de una Recepcionista Virtual

Contratar a una recepcionista virtual es sumamente ventajoso para un negocio en crecimiento. Permite atravesar la etapa más difícil de toda empresa sin prescindir de un rol tan fundamental. Además, evita la necesidad de tener que conseguir un espacio apto para varios empleados.

Requiere una inversión de capital menor

Una recepcionista presencial requerirá un salario competitivo, al nivel de empresas consolidadas. Demandará beneficios laborales como bonos, utilidades y prestaciones sociales. Esto quiere decir que adicionalmente usted necesitará una Oficina Virtual de Recursos Humanos para gestionar los sueldos. Además de ello, será necesario que el empresario realice un largo y complejo proceso de selección.

Por estas razones los empresarios modernos recurren a la contratación de servicios profesionales virtuales. Usted únicamente paga por contratar un servicio, mientras compañías como Efiempresa se encargan de todo el proceso de selección, beneficios laborales y pagos de salarios. Evidentemente, el pago es muy inferior al de un sueldo promedio para una recepcionista presencial.

Disponibilidad completa

Usted puede estar seguro de que siempre contará con el servicio por el que está pagando. No necesita preocuparse por personal enfermo o de vacaciones. La empresa proveedora del servicio se encargará de cubrir eso.

Otro aspecto que se soluciona es el horario. Si usted necesita que sus clientes contacten a su empresa incluso en horarios no laborales, puede contratar a un empleado virtual de otro país con un huso horario diferente. De esta manera, su empresa siempre estará operativa para sus clientes y para usted. 

Atención personalizada experta

Algunos empresarios cometen el error de ahorrar demasiados costos con un software de recepcionista virtual. Este es un grave error, ya que no se puede comparar todo lo que puede hacer un humano. Un potencial cliente puede llamar a cualquier hora para obtener información sobre la marca. Si durante el primer contacto usted no está disponible, el software lo redirigirá a un buzón de mensajes. Esto puede provocar suficiente descontento para no volver a llamar.

En cambio, las recepcionistas virtuales están entrenadas para responder preguntas simples sobre la marca. Esto les permite captar la atención del potencial cliente y lograr un inicio de la relación con él. Por esta razón, usted no necesita preocuparse por no estar disponible todo el día respondiendo dudas.

Si usted se encuentra ocupado, la recepcionista contestará las preguntas del cliente y puede programar una reunión entre él y usted, en caso de que este desee saber información más detallada sobre la marca y las ventajas que esta puede ofrecer.

Diferencias entre una Recepcionista Virtual y una Asistente Virtual

La Asistente Virtual es también una empleada administrativa fundamental para una compañía. Sin embargo, su perfil es un poco diferente. Sus tareas son mucho más amplias y complejas que contestar simples llamadas y llenar papeleo rutinario. La asistente virtual lleva las riendas de la empresa a nivel administrativo a largo plazo.

Además, lidera la relación con los clientes y es básicamente la mano derecha del dueño de la compañía. Por esta razón, es más requerida por empresas ya consolidadas en el tiempo y que gestionen una mayor cantidad de personal.

La recepcionista, en cambio, es una empleada que mantiene en orden las labores administrativas, programa algunas reuniones y redirige las llamadas entrantes. Por esta razón, su rol es fundamental para cualquier compañía básica, en comparación con la asistente virtual, cuyas tareas se ajustan más a lo que necesitaría una mediana empresa con algunos años en el mercado.