¿Qué es un Empleado Virtual?

Un empleado virtual es un trabajador más de su empresa. Sin embargo, cuenta con la particularidad de que desempeña sus funciones fuera de sus instalaciones físicas. Para ello, utiliza las conexiones a internet como principal herramienta de trabajo desde su hogar, auto u oficina privada. En este artículo, hemos comprimido para usted todos los detalles sobre los empleados virtuales. Qué son, cuáles son sus beneficios, qué riesgos hay al contratarlos y qué los diferencia de los empleados tradicionales. Además, al final le ofrecemos una guia de pasos para adquirirlos en poco tiempo, con recomendaciones durante todo el proceso.

Los empleados virtuales han incrementado durante los últimos años, gracias a las mejoras tecnológicas. Realmente, la llegada de la era digital ha beneficiado a las empresas modernas. Sin embargo, no todos los empleados virtuales poseen las mismas cualidades ni ofrecen los mismos resultados. Por esta razón, es necesario conocer sus distintos tipos para contratar al más adecuado para su proyecto.

Empleados Virtuales más Comunes

En primer lugar, son múltiples las funciones que puede desempeñar un empleado virtual. Sin embargo, las que presentan mayor demanda en el mercado laboral abarcan ciertas categorías profesionales. Estas son: administración, marketing digital, relaciones públicas, call center, idiomas, educación y turismo. empleados virtuales suelen coordinarse a través de una Oficina Virtual.

Administración Virtual

Empleado de administración con su tablet frente a un escritorio con libro y calculadora

La Oficina Virtual de Administración es un área que abarca múltiples profesionales. Se trata de empleados virtuales que desarrollan rutinas indispensables para sostener la gestión de la empresa. Pueden dividirse en varias oficinas de acuerdo a sus especialidades.

Por ejemplo, una Asistente Virtual puede llevar toda la agenda de la empresa y garantizar su operatividad. Mientras tanto, la Recepcionista Virtual atiende las llamadas entrantes de sus clientes y los comunica con el departamento indicado.

Para la gestión de los empleados virtuales, una Oficina de Recursos Humanos Online puede ayudarlo con esta tarea. Por una parte, el Reclutador Virtual le permite adquirir a los mejores candidatos para cada puesto disponible. Posteriormente, el Supervisor y el Gerente Virtual garantizan la productividad de los empleados virtuales. En cambio, si usted necesita gestionar un Equipo Virtual y no una oficina, el Project Manager le trae la solución.

Marketing Digital

Los empleados virtuales de marketing posicionan la marca en plataformas digitales como motores de búsqueda y redes sociales. El propósito es visibilizar la marca en internet para atraer potenciales clientes e incrementar su interacción con los consumidores. Comprueban la efectividad de sus campañas midiendo y analizando los datos arrojados por sus herramientas de trabajo. También, estos empleados virtuales utilizan múltiples estrategias de posicionamiento como SEO, SEM o Email Marketing.

Además, las campañas pueden combinarse con los esfuerzos del Community Manager para aumentar su presencia en redes. Sin embargo, el pilar fundamental es una página web estructurada y optimizada. Para ello, la empresa debe contar con dos empleados virtuales expertos en Desarrollo y Diseño Web.

Idiomas

Mujer con audífonos y micrófono de call center rodeada de logos de conversaciones y chats virtuales

Los Profesionales Bilingües cuentan con conocimientos avanzados de dos o más idiomas. Con estas habilidades, transfieren información de una lengua a otra, e incluso crean información nueva. Según los formatos de los idiomas de origen y destino, usted necesitaría un Traductor, un Intérprete o un Transcriptor.

Sin embargo, a la hora de crear material en una u otra lengua, usted podría contratar a un Escritor Fantasma. Este empleado virtual escribe un texto a nivel profesional, pero permite que usted o su empresa se lleven el mérito.

Call Center

Mujer en su hogar frente a un ordenador contestando una llamada

El Call Center Virtual es una modalidad del teletrabajo. Desde la comodidad de sus hogares, los agentes se comunican con actuales y potenciales clientes por teléfono. Así, pueden generar ventas sin tener que laborar en una costosa oficina equipada. Para ventas masivas, los Operadores de Call Center y los Asesores Comerciales Virtuales son los empleados virtuales perfectos.

Sin embargo, para lidiar con clientes confundidos o enojados, el Agente de Servicio al Cliente y el Customer Success Manager representan mejores opciones. Estos resuelven problemas puntuales del consumidor y garantizan una experiencia óptima entre el cliente y la marca.

Beneficios de Contratar Empleados Virtuales

La contratación de empleados virtuales incrementa la productividad de la empresa considerablemente. Además, disminuye los costos de personal y el tiempo para adquirir trabajadores altamente calificados. Esto fue corroborado por la empresa de gestión laboral Kelly Services. Veamos los detalles de cada uno de los beneficios que proporciona un empleado virtual.

Un empleado virtual puede ser más productivo

En primer lugar, los empleados virtuales pueden incrementar significativamente la eficiencia operativa de su empresa. No afrontan el desgaste que representa invertir tiempo, dinero y esfuerzo en traslado y vestuario. Por ende, obtienen un margen de ganancia superior que les permite mejorar su calidad de vida y aumentar su motivación.

Además, el empleado virtual también elude contratiempos para acceder a sus labores. Es decir, no enfrenta problemas con el tráfico ni condiciones climáticas adversas que lo deterioren física y mentalmente.

Los empleados virtuales laboran desde la comodidad y seguridad de un ambiente personalizado y de su agrado. Esto, por su puesto, le permite pasar mayor tiempo de calidad con su familia y sentirse más motivado. En consecuencia, trabajar desde su hogar, oficina privada o automóvil incrementa su rendimiento para la empresa.

Otra de las ventajas de reclutar empleados virtuales es que se levantan las restricciones geográficas. Es decir, la búsqueda no se limita a lo local, sino que se amplía a todo el mundo. Gracias a ello, el reclutador recibirá perfiles mucho más variados y calificados que aquellos limitados a un punto geográfico específico. El seleccionador podrá decantarse por aquel candidato a empleado virtual verdaderamente capacitado para desempeñar las funciones del puesto. Esta particularidad repercute notablemente en los ingresos, ya que mejora la calidad del trabajo.

El empleado virtual reduce costos

Por otra parte, un empleado virtual también disminuye los costos que implica un trabajador tradicional. El levantamiento de la restricción geográfica también permite reclutar candidatos de lugares con sueldos inferiores al que ofrece la empresa. En otras palabras, es posible reclutar candidatos más capacitados que aspirantes locales por menos dinero que estos.

Esta disminución de costos abarca tanto los sueldos como el proceso de reclutamiento y selección. De hecho, es más factible encontrar a un empleado virtual calificado utilizando medios digitales gratuitos que invirtiendo en anuncios de prensa. A su vez, puede entrevistar a los candidatos a través de plataformas virtuales gratuitas como Skype en pocos minutos.

Un aspecto que no muchos saben es que el empleado virtual no demanda compromisos de acuerdos laborales. Es decir, salvo casos muy puntuales, usted está exento de invertir en prestaciones sociales, utilidades e incluso impuestos. Esto se destaca aun más cuando usted hace uso de servicios profesionales externos o contrata Freelancers.

Otro de los factores que usted puede disminuir contratando empleados virtuales es el tiempo del proceso de selección. En este sentido, las entrevistas pueden ser programadas incluso para el mismo día del primer contacto. En tan solo unos minutos, es posible medir los aspectos técnicos de sus equipos de trabajo. Además, el seleccionador dispone de múltiples pruebas para comprobar el manejo de las herramientas tecnológicas del candidato a empleado virtual.

Riesgos al Contratar Empleados Virtuales

Ya sabemos las maravillas que ofrece un empleado virtual. Sin embargo, es necesario que conozca los riesgos al contratar empleados virtuales. De esta manera, usted podrá tomar las previsiones acordes al caso.

En primer lugar, adquirir los servicios de un empleado virtual es muy fácil. En realidad, lo difícil se encuentra durante el proceso de selección. No cualquiera puede realizar esta tarea, ya que el más mínimo error puede generar grandes pérdidas para su compañía. Al contratar a un empleado virtual, asegúrese de que su productividad no descienda por ninguno de los siguientes motivos.

Inconvenientes con los servicios de internet

Hombre estresado apoyando su cabeza con una laptop abierta

Este es el inconveniente más frecuente que se le puede presentar a un empleado virtual de cualquier tipo. Es cierto que no debe afrontar problemas externos para acceder al trabajo, como el tráfico o el clima. Sin embargo, el empleado virtual es totalmente dependiente de su conexión a internet. Por ende, cuando no tiene acceso a este servicio, no puede ejercer sus funciones en lo absoluto. Los empleados virtuales provenientes de lugares con problemas en sus servicios pueden generar pérdidas.

Por esta razón, asegúrese de que sus empleados virtuales posean servicios estables de electricidad y conexión a internet. Además, que cuenten también con un plan alternativo inmediato en caso de que alguno de estos factores presente inconvenientes. Sin embargo, esto puede ser muy difícil de examinar. A raíz de ello, es recomendable acudir a expertos en este tipo de procesos de reclutamiento y selección tan particular.

Distracciones presentes en el hogar

Un empleo virtual permite pasar mayor tiempo de calidad con la familia y evitar traslados desgastantes. Aun así, trae como desventaja que el ambiente del empleado virtual puede no ser el más óptimo para trabajar.

Un hogar promedio posee ruidos y situaciones que no ocurren en la oficina, como mascotas, niños o vecinos ruidosos. Estos factores pueden perturbar al empleado virtual, impidiendo que se concentre en sus labores productivas. Además, esto también afecta a los clientes, en caso de que el empleado virtual deba realizar llamadas telefónicas o videoconferencias.

Otras distracciones que repercuten en el rendimiento derivan de tareas domésticas y momentos de ocio. Un empleado virtual no puede concentrarse si debe cocinar o hacer labores de limpieza. Aun peor, si ocupa el tiempo laboral para tomar siestas, ver televisión, navegar en internet o atender el teléfono.

Todas estas distracciones disminuyen significativamente el rendimiento del empleado virtual. Por esta razón, antes de contratar a alguien utilizando este método, investigue bien sobre el entorno del potencial empleado. Con esta información, sabrá si está expuesto a ruidos externos o a personas que influyan negativamente en su concentración. Investigue en sus referencias laborales si tiene antecedentes trabajando desde casa y cómo fue esa experiencia. En principio, aun el profesional más calificado puede verse afectado por factores ajenos a su control.

Es difícil supervisar a un empleado virtual

El empleado virtual está expuesto a muchas distracciones que pueden afectar su rendimiento. Por ello, usted debe estar al tanto de los resultados continuamente.

Un empleado de oficina tradicional es fácil de supervisar. De hecho, basta con desplazarse de un punto de la empresa a otro. En cambio, es difícil determinar en qué momento está trabajando un empleado virtual y cuándo ocupa ratos de ocio. Por esta razón, los empleados virtuales deben medirse en logros concretos y no en horas de trabajo.

Para solventar esta situación, establezca metas a lograr y plazos específicos antes de la contratación. Es recomendable asignar a alguien para que se asegure de que el empleado virtual esté dando los resultados esperados.

Asegúrese de contar con un seleccionador especializado

Para contratar a un empleado virtual, puede que un seleccionador de recursos humanos tradicional no sea el mejor. Es más conveniente contar con los servicios de un reclutador virtual experto. Este profesional utiliza las herramientas tecnológicas y las plataformas digitales más óptimas para contratar empleados virtuales. Realiza entrevistas a distancia y recopila información relevante que no es tan fácil de obtener. Ademas, resuelve problemas técnicos y maneja medios para contactar a los mejores perfiles del mercado.

No todas las empresas cuentan con departamentos de recursos humanos para localizar, contratar y gestionar empleados virtuales. Si este es su caso, es recomendable acudir a expertos en reclutamiento externo. Existen muchas empresas que proveen empleados virtuales. Sin embargo, no todas tienen la suficiente experticia para aportarle valor a su negocio. Más adelante, en la guia de pasos para contratar empleados virtuales, daremos la mejor recomendación. 

No tome a la ligera la contratación de un empleado virtual. Usted invertirá tiempo y dinero en una persona que posiblemente no se encuentre dentro de su jurisdicción legal. Además, es probable que también deba confiarle secretos comerciales para desarrollar sus funciones. Por esta razón, tenga mucho cuidado a la hora de hacerlo por su cuenta.

Pasos para Contratar a un Empleado Virtual

Hombre con camisa, lentes y reloj sosteniendo su laptop con una mano y escribiendo con la otra

El proceso de selección de empleados virtuales debe ser elaborado y llevado a cabo con sumo cuidado. Preferiblemente, delegue esta responsabilidad a especialistas en el tema que le garanticen los resultados que busca para su empresa. Aun así, le ofrecemos esta guia práctica para que tome en cuenta algunos aspectos que rigen el proceso.

Paso 1: Definir el perfil del empleado virtual

El punto de partida no puede ser otro que establecer con precisión el perfil de su empleado virtual. De acuerdo a sus funciones, determine cuál es el más idóneo para su empresa y qué habilidades necesitará.

Si su empleado virtual debe contactar clientes de otros países, su huso horario debe ajustarse al de estos. Además, su velocidad de conexión a internet debe ser óptima para contar con un audio de calidad. Si lo requiere para redactar textos o crear páginas web, claramente estas cualidades no serán indispensables.

Crear un perfil para buscar empleados virtuales puede parecer una tarea sencilla, pero realmente no lo es. Hay que saber qué se busca, para qué, y cómo llamar la atención de candidatos que cumplan con los requisitos. De lo contrario, su empresa estará reclutando aspirantes no calificados para la vacante.

Paso 2: Difundir la Oferta de Trabajo Desde Casa

Una vez ha establecido el perfil que busca, comenzará a reclutar aspirantes lo más pronto posible. Para ello, usted puede valerse principalmente de medios digitales, donde las personas suelen buscar ofertas de empleos virtuales.

Portales como Bumeran, Computrabajo, Workana, Jooble o redes sociales como Linkedin pueden ayudar a captar muchos perfiles. Sin embargo, en la mayoría de los casos, serán freelancers que estarán trabajando en varios proyectos a la vez. Los empleados virtuales autónomos no estarán dispuestos a darle a su empresa la exclusividad que requiere.

También puede encontrar personas no calificadas que le harán perder tiempo. Para evitar este escenario, considere contactar a una empresa proveedora de servicios profesionales. Este tipo de compañías siempre tienen empleados virtuales capacitados y disponibles para trabajar exclusivamente en su proyecto.

Paso 3: Descartar Aspirantes No Apropiados 

Luego, es crucial analizar las síntesis curriculares para descartar a aquellos perfiles que no se ajusten a la vacante. Para ello, basta con comparar en unos minutos cuáles son sus habilidades y si son necesarias para el puesto. Si usted busca un empleado virtual para ejecrcer de reclutador virtual y se postula un bachiller sin estudios superiores, descártelo.

Paso 4: Examinar los Aspectos Técnicos de los Dispositivos

Este es un filtro sumamente importante. Incluso aquellos aspirantes con sólidos conocimientos sobre la materia e importantes experiencias laborales podrían no ser los más óptimos. Los empleados virtuales necesitan contar con dispositivos apropiados y condiciones óptimas para desarrollar sus funciones. Repasemos algunos aspectos mínimos.

Velocidad de Conexión

Ciertos cargos para empleados virtuales requieren una conexión a internet de alta velocidad. Por ejemplo, los empleados de call center y los intérpretes. Solicite a todos los aspirantes que le envíen una prueba de speedtest.net para tener una idea base. Este aspecto es fácilmente comprobable, ya que la plataforma proporciona un número de referencia, una dirección e incluso la hora. De esta manera, usted determinará rápidamente quiénes cumplen los requisitos técnicos mínimos y quiénes no.

Sistema Operativo

Otro aspecto técnico que debe evaluar es el sistema operativo del dispositivo de sus aspirantes. Los empleados virtuales con versiones muy antiguas en sus equipos no podrán ejecutar los software de trabajo. Es decir, Herramientas del Teletrabajo como los CRM, PBX, Trello, TeamViewer o incluso Skype no son compatibles con sistemas obsoletos. Por esta razón, solicite a cada aspirante a empleado virtual una captura de pantalla junto a la prueba anterior. En esta, debe mostrar la información sobre su sistema operativo y las características de su dispositivo. 

Plan Alternativo de Conexión

Es fundamental que todo empleado virtual cuente con un equipo técnico y un servicio de conexión a internet óptimos. Aun así, también necesitará un plan de acción inmediato en caso de que algún factor falle. Para solventar problemas con el dispositivo o el servicio eléctrico, opciones como laptops, tablets y ordenadores alternativos son acertadas. Si el problema es la conexión a internet, las opciones más comunes son un dispositivo de Banda Ancha Móvil, los datos del smartphone y un lugar alterno de conexión.

De lo contrario, al más mínimo inconveniente, dejarán de producir para su empresa. Es por esta razón que usted debe consultarles a todos los candidatos a empleados virtuales cuáles son sus planes alternativos.

Paso 5: Evaluar las Habilidades de los Potenciales Empleados Virtuales

Este es el punto más extenso del proceso. Aquí, usted determinará quiénes cumplen con el perfil requerido para ser un empleado virtual. En esta etapa, conoce quiénes son sus aspirantes a empleados virtuales. Descubre qué habilidades poseen y hasta qué nivel las tienen desarrolladas. También registra factores como dispositivos técnicos, carisma, personalidad, tono de voz y lenguaje.

Por esta razón, usted necesitará implementar pruebas de diferentes tipos. De acuerdo a las habilidades requeridas para el puesto de empleado virtual, estas pruebas podrán ser orales, escritas o prácticas. Cada cargo tiene su particularidad. Por ejemplo, un traductor o transcriptor necesitará tener suficiente disciplina para trabajar en soledad permanentemente. En cambio, un empleado virtual de call center requiere carisma para expresar sus ideas y persuadir rápidamente.

Todos estos aspectos pueden ser difíciles de notar en una entrevista de 15 minutos. Principalmente, si usted no es un experto en procesos de selección de empleados virtuales. Por esta razón, no estaría de más contratar a un servicio externo para realizar esta actividad.

Paso 6: Seleccionar Objetivamente al más Capacitado 

Muchas veces, el seleccionador está tentado a dejarse llevar por candidatos con mucho carisma o criterios sumamente subjetivos. Esto también puede perjudicar al proyecto. Incluso si su empleado virtual tiene que llevarse bien con todos en la oficina virtual, la mayor parte del tiempo trabajará solo. Por esta razón, usted debe crear lineamientos objetivos antes del proceso para elegir al más capacitado.

¿Está mi empresa capacitada para seguir todos estos pasos y garantizar empleados virtuales óptimos? Esa es una pregunta que debe hacerse, ahora que conoce todos los detalles del proceso. Incluso si la respuesta es afirmativa, esto puede demorar semanas o meses. Si su proyecto ya está en marcha o desea iniciar pronto, puede que ese tiempo sea demasiado extenso para usted.

¿Empleado Virtual o Tradicional? Diferencias

Mujer sonriente con audífonos y micrófonos de call center trabajando con un hombre y una mujer en la oficina

¿Qué tipo de empleado es el más apropiado para esa vacante disponible en mi empresa? ¿Podría ser más productivo un empleado virtual que uno de oficina por menos dinero? Son posiblemente algunas preguntas que usted se ha hecho antes de describir el perfil que busca para una vacante. En esta sección, compararemos para usted cuáles son las diferencias más importantes entre uno y otro. Además, estableceremos cómo sacar ventaja de las particularidades de los empleados virtuales. Así, usted podrá posicionarse por delante de sus competidores.

Diferencias en el Huso Horario con un Empleado Virtual

Usted tendrá a su disposición perfiles de todo el mundo para elegir. En virtud de ello, es posible que el candidato seleccionado provenga de un país lejano con muchas horas de diferencia. Muchos empresarios argumentan que esto puede llegar a convertirse un problema de operatividad. Según ellos, cuando la empresa esté en movimiento, el empleado virtual dormirá.

Sin embargo, usted puede sacar el máximo provecho de este aspecto para convertirlo en una gran ventaja. Aun así, debe tener en cuenta que esto varía considerablemente según las funciones del empleado virtual.

No plantee esta situación de esta manera. En su lugar, considere que habrá una parte productiva en la empresa aun cuando todo su personal de oficina descanse. El empleado virtual le permite una operatividad permanente, ya que siempre habrá alguien trabajando para su empresa.

¿Cuándo representan las diferencias horarias una ventaja competitiva?

Los resultados se magnifican cuando usted necesita un redactor, desarrollador web o incluso un asistente administrativo. De hecho, el empleado virtual le garantiza que las tareas que usted le asigne antes de dormir estarán listas al despertar. Esto es sumamente efectivo cuando el perfil que busca para su empresa consiste en encargos. Para este tipo de tareas, los empleados virtuales son muy superiores a los tradicionales.

Otra de las ventajas que ofrece trabajar en distintos husos horarios es que permite una operatividad total de 24 horas al día. Cuando todo el personal presencial cese sus funciones diarias, funcionará una oficina virtual a disposición de usted y sus clientes.

Esto es sumamente efectivo para servicios de atención al cliente a través de un call center. El consumidor se sentirá cómodo al poder contactar a su empresa a cualquier hora. Así, usted tampoco tendrá que preocuparse por la seguridad nocturna de las instalaciones de la compañía, ni posibles accidentes.

Supervisar a un empleado virtual no es tan fácil

La manera de supervisar a un empleado virtual es muy distinta a la utilizada para uno tradicional. En el segundo caso, basta con desplazarse físicamente hasta su lugar de trabajo y observar lo que está haciendo. También sirve instalar un sistema de cámaras y supervisar todo desde una oficina especial. En cambio, para garantizar la productividad del empleado virtual, se utilizan herramientas tecnológicas. Programas como Screenshot Monitor, Trello, TeamViewer, Evernote y otros son la clara referencia.

Sin embargo, para tener una total seguridad de que el empleado no solo estará ejerciendo sus funciones, sino que además lo hará de la manera más rápida y óptima posible, lo más recomendable es contar con supervisores altamente calificados que sepan manejar los software fundamentales para hacerlo.

¿Quiere decir que debe invertir en dos empleados? No, ya que existen compañías como Efiempresa que hacen ese pesado trabajo por usted. Provee al empleado virtual más óptimo y proporciona supervisores sin costos adicionales. Estos trabajan en el mismo horario que su empleado virtual y miden diariamente los resultados aportados.

La comunicación con un empleado virtual

Manos sosteniendo una tablet rodeada de logos virtuales de internet, correo y carpetas

La comunicación con un empleado virtual es muy diferente a la que se tiene con uno presencial. Contactar a un empleado de oficina apenas requiere desplazarse de un punto de la empresa a otro. En algunos casos, es válido llamarlo por teléfono.

Por otra parte, un empleado virtual tiene a su disposición múltiples medios para ser contactado. Entre otros, teléfono celular, correo electrónico, redes sociales, mensajería instantánea, videollamada e incluso software especializados en comunicación. Además de estos, también hay diversas plataformas para almacenar y compartir archivos.

La solución es seleccionar solo un medio de contacto permanente con los empleados virtuales. La utilización de diferentes métodos puede generar problemas de comunicación. Puede que el empleado virtual espere que se le envíen las directrices por Skype. Si, en cambio, usted hace uso del correo electrónico, es posible que no lo lea o lo haga tarde. Esto, por supuesto, afecta notablemente su productividad y prolonga los plazos de entrega.

Para evitar estos inconvenientes con sus empleados virtuales, seleccione una sola plataforma que reúna todos los servicios. Fundamentalmente, mensajería instantánea, videoconferencias y a la vez permita la opción de compartir archivos. Hacer esto optimiza la relación con un empleado virtual. Al final del día, las diferencias pueden resultar ser grandes ventajas para su empresa.