Organizador de Eventos Virtual: La Mejor Estrategia

El Organizador de Eventos es una figura importante para una empresa que quiera darse a conocer en el mercado. Este profesional le ofrece a su empresa la posibilidad de dar un gran salto de calidad.

Al principio, las empresas suelen enviar a sus Ejecutivos de Cuentas a eventos organizados por otras compañías. Con esta estrategia, pueden darse a conocer ante clientes y posibles socios comerciales. Sin embargo, luego de un tiempo, toman la iniciativa de realizar sus propias actividades. Si son exitosas, reciben un gran impulso y mejoran su imagen corporativa.

Los eventos exitosos permanecen en la memoria durante mucho tiempo, y eso es lo que busca cualquier estrategia de marketing. Los asistentes recordarán su marca, lo cual incidirá considerablemente en las ventas. Dependiendo del tipo de evento, este podrá aumentar la inversión en la empresa de diferentes maneras. Sin embargo, eso lo explicaremos más adelante en el artículo.

En primer lugar, usted necesita saber cómo luce un organizador de eventos y para qué sirve.

¿Qué es un Organizador de Eventos?

Para empezar, el organizador de eventos es un profesional del área de Relaciones Públicas. Por ende, su rol es reforzar la imagen de la empresa. Para ello, coordina los eventos a nombre de la empresa antes, durante y después de su realización. Su trabajo es gestionar los recursos que le asigna la directiva para desarrollar actividades corporativas, benéficas o festivas.

Es decir, es el responsable de llevar el control de todos los temas logísticos. Contrata a los animadores y cualquier tipo de empleado para atender a los invitados. Además, decide cómo será la decoración del lugar y, de ser necesario, elige el mejor sitio para realizar el evento. También, elabora el cronograma de actividades y supervisa que todo marche como está previsto.

Además, ¿sabía usted que este también es un trabajo que puede realizarse de manera virtual? Su organizador de eventos puede realizar todas las gestiones sin estar presente en las oficinas de la empresa. Usted puede estar tranquilo, ya que no necesitará apartar un área exclusiva para este empleado. De hecho, la mayor parte de las tareas las realiza por teléfono, redes sociales, correo electrónico y mensajería instantánea.

¿Cuáles son las Funciones de un Organizador de Eventos?

Un organizador de eventos es responsable de la actividad antes, durante y después de ella. Para cualquier tipo de evento, es necesario llevar un control riguroso de la lista de tareas. Además, será quien contacte a los terceros para que brinden los servicios necesarios para el evento. Es decir, es el único responsable de coordinar todos los esfuerzos para que la actividad sea un éxito.

Para empezar, las tareas del organizador de eventos inician desde el mismo momento en el que se asigna la fecha de realización. Esto puede variar desde unos pocos días hasta incluso años antes. Desde que la directiva anuncia la fecha, el coordinador comienza a establecer planes de acción y hacer contactos.

Resumimos para usted una lista de tareas que realiza el organizador de eventos en cada actividad.

Planificar la logística

Esta es la primera fase al llevar a cabo cualquier tipo de evento. El coordinador analiza la información previa sobre la actividad y toma ciertas decisiones. Organiza todo el tema logístico haciendo múltiples contactos. Este es el rol más denso del coordinador de actividades, pues debe pensar en todo para que salga bien. Un Empleado Virtual se ajusta al perfil, ya que tramita todo a distancia.

Decoración

En primer lugar, elige cómo será la decoración, qué factores y características debe o no haber en el entorno. En este sentido, influye mucho el tipo de evento y su magnitud. Es decir, no es lo mismo decorar para una reunión de altos ejecutivos que para una fiesta con artistas.

Aquí influye mucho la creatividad y el gusto del empleado, ya que la decoración debe ser agradable para los espectadores. Además, por supuesto, debe ser acorde a la temática del evento. 

El coordinador debe definir los colores principales y de apoyo, qué tipo de sillas y mesas utilizará. Entre otras cosas, influyen los globos, los stands, el sonido y muchos otros factores.

Servicios externos

Además, es el responsable de contratar directamente a todos aquellos elementos externos para atender y entretener a los invitados. Estos servicios pueden incluir animadores, actores, músicos, camareros, vigilantes y muchos más. 

Generalmente, para esto los organizadores suelen subcontratar agencias de fiestas. Ellas proveen al personal adecuado para cada actividad. Sin embargo, también puede ser más económico contratar los servicios por separado. Es decir, conseguir vigilancia privada, artistas de calidad y camareros con experiencia individualmente, en lugar de adquirirlos todos de la misma empresa.

Sede

El sitio donde se realizará el evento es un factor clave a tomar en cuenta, de acuerdo al tipo de evento. En algunas ocasiones, el lugar puede ser la misma sede de la empresa. Sin embargo, esta puede no ser la más acorde para ciertos eventos.

Principalmente, esto ocurre cuando la cantidad de personas que esperamos supera la capacidad física de las instalaciones. También sucede cuando en la empresa hay elementos peligrosos, como puede haber en una fábrica.

En estos casos, el organizador de eventos elige la sede que más se ajuste a la cantidad de personas. Sin embargo, también existen otros factores a considerar. Debe tomar en cuenta la ubicación exacta y qué tan lejos o cerca se encuentra del principal segmento de asistentes. Además, es fundamental que cuente con diferentes vías de acceso, pues de lo contrario habrá que invertir adicionalmente en transporte.

Lista de invitados

Pensar en el público que queremos que asista a nuestra convocatoria es un factor clave. Por supuesto, el organizador de eventos debe elaborar el perfil de los invitados antes de pensar en la decoración y todo lo demás. Sin embargo, además debe elaborar una lista especial de invitados exclusivos o VIP.

Estos recibirán atención personalizada y tendrán otros beneficios. Los invitados especiales suelen ser personas de muy alto perfil que ofrecen o pueden ofrecer grandes inversiones a la compañía. Por ende, obviamente hay que tener un trato diferenciado con ellos. El organizador toma esto en cuenta y destina parte de los fondos a los servicios de estos personajes exclusivamente.

Los invitados exclusivos no solo están presentes en los eventos festivos, sino también en los corporativos. De hecho, es bastante común que en una reunión, el ejecutivo de mayor perfil reciba atención especial. Detalles como una silla más cómoda, mayores cantidades de aperitivos, postres especiales e incluso un asistente personal son bien recibidos.

Gestionar los recursos

El organizador de eventos recibe un fondo para llevar a cabo todo la actividad. Estos recursos abarcan absolutamente todo lo concerniente al evento, e incluso hay que reservar un fondo para emergencias. Por esto, es necesario que sea un negociador bastante hábil para recortar los gastos tanto como pueda. Debe contar con una gran capacidad para administrar el dinero y conseguir mayores mejores servicios con menos inversión.

Además, gestiona el recurso humano que le asigna la empresa y el que contrata de forma externa. Debe mostrar grandes habilidades gerenciales para gestionar al personal que colaborará en el evento.

Dirigir la comunicación

El organizador de eventos, además, es el líder de todo el proceso para difundir la información de la actividad. Es necesario que trace una estrategia para informar al público todo lo que necesitan saber sobre el evento. Es decir, hay que hacer campañas publicitarias para que la gente se entere. De lo contrario, pasará desapercibido el evento y nadie asistirá, resultando en un fracaso.

Además de dirigir las campañas, es quien gestiona la comunicación con los sponsors en las grandes empresas. Para esto, puede valerse de un Ejecutivo de Cuentas que sirva como enlace directo, pero el responsable seguirá siendo él. Un sponsor puede atraer o repeler personas, por lo que debe seleccionar cuidadosamente a los patrocinantes.

Gestionar el cronograma

Como ya explicamos al principio, el organizador es responsable de todo lo que sucede antes, durante y después del evento. Para hacerlo, elabora un cronograma de actividades a realizar 

¿Qué Beneficios Aporta un Organizador de Eventos?

Muchos se preguntan si es realmente necesario tener en la plantilla a un organizador de eventos. Realmente, a menos que usted piense crear grandes eventos constantemente durante todo el año, no es indispensable. De hecho, si la actividad no es tan compleja, usted incluso puede hacer uso de la Asistente Virtual.

Sin embargo, el coordinador no solo gestiona grandes eventos, sino también cualquier tipo de reunión. Es aquí cuando usted debe conocer los tipos de eventos y cómo le puede beneficiar contar con un profesional exclusivamente para esta tarea.

Mejora la reputación de la marca 

Cuando una empresa organiza un evento, inmediatamente eso comienza a atraer al público general. De acuerdo al entretenimiento que ofrezca y a la estrategia de difusión, aparecerán potenciales clientes. Estos tal vez no habían escuchado de la marca antes del evento, pero sí se llevarán una buena impresión si es exitoso.

Si el evento termina siendo relevante para el público general, es muy probable que las ventas empiecen a incrementar. Un evento que genere impacto en el segmento de mercado siempre consecuencias, positivas o negativas, según el resultado.

Para este resultado, se convoca a todo su segmento de mercado, sin importar si los asistentes ya son clientes o no. De esta manera, usted atraerá prospectos que pueden convertirse en consumidores.

Fideliza a los actuales consumidores

un buen evento dedicado a los consumidores también ayuda reforzar la imagen de la marca. Es decir, destinado a aquellas personas que ya han adquirido la marca anteriormente. Entre sus principales resultados, se puede apreciar que los actuales clientes comienzan a aumentar sus compras.

Esto también sucede en eventos generales, pero para el consumidor es muy atractivo que se le reconozca el hecho de adquirir la marca. Por ende, tampoco puede descartarse la idea de hacer actividades más exclusivas para nuestros clientes.

Capta nuevos socios

Este es un aspecto fundamental si usted quiere atraer grandes inversiones por medio de un organizador de eventos. No solo el público general es susceptible a entusiasmarse con la marca en una actividad, sino también los potenciales socios.

Los inversionistas suelen asistir a grandes eventos de su sector para determinar posibles empresas para hacer negocios. Sin embargo, en los grandes eventos solo se realiza el primer contacto, y suele ser con el ejecutivo de cuentas. Realmente, luego de ese encuentro sostienen varias reuniones con las empresas.

Es allí cuando un organizador de eventos profesional marca la diferencia. La mejor forma de causar una buena impresión que incline la balanza hacia su empresa es con una logística detallada. Aspectos como atención personalizada, un cronograma de actividades bien planificado y llevado y una decoración acorde influyen en la decisión de invertir o no en un proyecto. 

Por esta razón, lo más recomendable es dejar estas tareas en un equipo profesional como Efiempresa, que le ofrece a usted la posibilidad de contratar a un organizador de eventos virtual cada vez que lo necesite. De esta manera, usted evita realizar pagos innecesarios de sueldos por períodos en los que no hay ningún evento en los planes.