¿Qué es una Oficina Virtual y Para Qué Sirve?

Una Oficina Virtual es un conjunto de empleados de la empresa que interactúan y trabajan a través de internet. Estos, al ser remotos, no tienen presencia física en las instalaciones de la compañía y trabajan desde casa.

En estos tiempos de globalización, las empresas han cambiado sus estructuras laborales para adaptarlas a los nuevos esquemas de trabajo. Toman ventaja de los dispositivos tecnológicos para mantenerse en contacto y maximizar la producción. Por su puesto, esto les permite estar siempre un paso por delante de sus competidores.

¿Cómo Funciona una Oficina Virtual?

En primer lugar, el requisito fundamental es tener más de un Empleado Virtual trabajando para su compañía. Este ejecuta trabajos a distancia mediante una conexión a internet, como podrían hacerlo una Asistente Virtual o un Redactor Publicitario. En segundo lugar, necesitará diferentes herramientas y métodos de comunicación de acuerdo a las funciones que ejerza.

Una oficina electrónica solamente dará resultados satisfactorios si existe una persona encargada de organizar y coordinar a sus integrantes. Esta es una tarea sumamente compleja, ya que requiere diferentes aspectos y herramientas. Son fundamentales el dominio de dispositivos tecnológicos y plataformas virtuales. Además, será necesaria la habilidad de comunicar ideas y mostrar empatía. La disciplina para organizar una oficina que garantice resultados es también un aspecto personal y profesional indispensable.

¿Cómo Organizar una Oficina Virtual?

Para asegurar el correcto funcionamiento de una oficina virtual, son necesarios algunos requisitos. El personal adecuado requerirá supervisión, herramientas y dispositivos, tal como un empleado tradicional. Sin embargo, hay grandes diferencias entre las características de las necesidades de uno y otro.

Equipos de trabajo

El esquema tradicional incluye oficinas equipadas, materiales de trabajo e instalaciones acordes para el personal. En contraste, una oficina online solo requiere conexión a internet y empleados responsables de su propio equipo técnico.

El hecho de que cada empleado sea responsable por el mantenimiento de sus equipos reduce costos para usted. Estos incluyen no solo dispositivos, sino también papelería y gastos por la adquisición e instalación de oficinas.

Supervisor directo

Además, es necesario que el empleado virtual cuente con un superior inmediato que coordine el trabajo y ofrezca los resultados. Puede que usted considere que una Secretaria Virtual o incluso un trabajador de otro departamento sean buenas opciones. Sin embargo, es necesario saber qué se necesita para para gestionar empleados remotos. 

Asistente virtual como supervisora

Inicialmente, es factible que esta les asigne las funciones y les facilite las herramientas adecuadas. Sin embargo, esto no es viable a mediano y largo plazo, ya que es necesaria una supervisión de tiempo completo. Solo de esta manera es posible garantizar los resultados que su empresa necesita.

La asistente virtual ya cuenta con muchas funciones importantes en la compañía. Por ende, agregarle esta un despropósito y generará una colapso entre los empleados virtuales. Esto puede derivar en baja de productividad, costos y pérdidas importantes para su compañía.

Administrativo como supervisor

Tampoco es recomendable asignarle a un empleado tradicional la coordinación de la de la oficina online. La supervisión de los empleados remotos es un rol de tiempo completo. El supervisor, en todo momento, debe estar para el empleado a distancia.

Por esta razón, no se le debe delegar tal responsabilidad a alguien con sus propias funciones. En ocasiones, estos empleados suelen no dominar a la perfección las plataformas digitales. Además, sus propios cargos o condiciones de salud les impiden mantenerse estáticos frente a un ordenador por tiempos prolongados. 

Herramientas suplementarias

Para organizar una oficina electrónica, usted necesita herramientas básicas que le permitan a su empleado Home Office desarrollar sus funciones. Entre otras, un PBX para ejecutar y recibir llamadas o un CRM para organizar contactos.

Además, requerirá Herramientas de SupervisiónPlataformas de Comunicación interna para personal. Los integrantes de la oficina remota necesitarán estar coordinados a través de un superior para que su efectividad sea alta. 

Es necesario que una persona gestiona la comunicación con los empleados virtuales. Para ello, existen dos claras opciones que pueden resultar para su empresa.

La primera de ellas es contratar a un supervisor. Sin embargo, este puede conllevar innecesarios costos adicionales y no garantizar resultados. Este es un empleado más por internet, por lo que es posible que no garantice resultados. Por otra parte, contratar los servicios virtuales de una empresa especializada en proveer y supervisar personal remoto es otra opción. Esto elimina o reduce los costos de contratación y sueldos de los empleados comunes. Por lo tanto, es altamente recomendada para garantizar mejores resultados con menor inversión.

¿Cómo contratar un Servicio de Oficina Virtual?

Este es posiblemente el paso más importante de todos, ya que de él se desprenden todos los resultados, tanto positivos como negativos, de la compañía durante la implementación de empleados virtuales. Existe una Guia de Pasos Para Contratar Empleados Virtuales; sin embargo, las empresas en crecimiento no pueden darse el lujo de contratar empleados virtuales freelancers, ya que suelen no rendir tanto como se espera y eso genera pérdidas económicas; en lugar de ello, la opción más recomendable es adquirir los servicios de compañías especializadas en esta tarea, como puede ser Efiempresa, para que usted cuente con el personal más calificado en conjunto con la supervisión adecuada que garantice el éxito de su proyecto.