¿Cómo Supervisar a un Empleado Virtual?

¿Cómo asegurarse de que un Empleado Virtual esté trabajando realmente? Esa es una pregunta clave que usted debe hacerse si está considerando contratar a un teletrabajador, o si tiene alguno trabajando para su empresa actualmente. Sabiendo que la distracción es uno de los principales Riesgos al Contratar a un Empleado Virtual,  usted debe contar con un método establecido de supervisión, ya sea durante o después de la jornada laboral, pues de otra forma, el personal tendrá la posibilidad de dedicar mucho tiempo a actividades de ocio que no aporten beneficios para su empresa. Para evitar esto, hay que contar con diversas herramientas tecnológicas descritas en este artículo.

TeamViewer

Este software es uno de los más populares entre los project managers, ya que les permite supervisar a sus teletrabajadores en tiempo real e incluso les permite acceder al manejo de sus dispositivos. Es decir, el supervisor desde su computadora observa lo que está haciendo su empleado Home office en ese momento y, si observa una aplicación que no es relevante para sus tareas, puede cerrarlas de manera remota. Este software es excelente para confirmar en tiempo real que el trabajo se esté haciendo, ya que funciona como una cámara de seguridad; sin embargo, no genera reportes, por lo que solo es efectivo si hay un supervisor trabajando en el mismo horario. Otros programas similares son AeroAdmin y Weezo.

Trello

Se trata del software por excelencia de los project managers. Trello es una página web que despliega una serie de barras de tareas, recordatorios y archivos que los empleados a distancia pueden ver, editar y reordenar para saber exactamente cuáles son las cosas que tienen que hacer y cuánto plazo les queda para cumplir con sus encargos. Trello le permite al supervisor saber exactamente qué tareas están hechas, se están ejecutando o deben realizarse; además, se puede definir un plazo para cada tarea y establecer la responsabilidad de quién es el encargado para cada actividad.

Con Trello, usted puede organizar las tareas que deben hacerse a corto, mediano e incluso largo plazo, de manera tal de que sus empleados remotos no pierdan tiempo y siempre tengan algo que hacer; otro software similar a este es Asana, que también permite gestionar las actividades que se hicieron, se están haciendo y están por hacerse; otro método para utilizarlo consiste en combinarlo con Zapier, un programa que ayuda a agendar las tareas repetitivas para que el project manager no tenga que programarlas una y otra vez, semana a semana. La desventaja de estos software radica en que exigen óptimas condiciones técnicas en el computador para funcionar. Además, el supervisor debe ser una persona sumamente hábil en el uso de dispositivos digitales para poder aprovechar todas las funciones que ofrecen para supervisar al personal.

Evernote

Tiene ciertas características similares a Trello, ya que es una herramienta para organizar la información e incluso compartirla con el personal de la oficina virtual, a través de simples notas con el mensaje o recordatorio que desea transmitir. Sin embargo, la facilidad con la que se puede usar Evernote la convierte en una herramienta insuperable, ya que le permite al supervisor crear notas con las actividades que deben ser realizadas, las cuales se sincronizan entre diferentes dispositivos, permitiéndole efectivamente tener una comunicación total con los teletrabajadores a través de simples notas de manera prácticamente instantánea.

Screenshot Monitor

Se trata de un software muy sencillo de instalar, programar y utilizar, pero sumamente efectivo para evaluar empleados, ya que funciona, sin supervisión en vivo y hasta sin conexión a internet. Este es un programa que, desde el momento en el que el empleado online lo activa, comienza no solo a medir el tiempo que trabaja, sino también a generar capturas de pantalla en períodos al azar, las cuales serán enviadas automáticamente al correo electrónico de la persona a cargo del empleado.

Esta herramienta es tan útil que incluso genera informes semanales sobre cuánto tiempo estuvo realizando actividades el trabajador en línea y le muestra las capturas de pantalla tomadas, por lo que no importa si el horario del supervisor no coincide con el del trabajador. ¿Qué sucede si el empleado remoto activa el software y se aleja del dispositivo? Pasados unos pocos minutos, Screenshot Monitor se detiene y añade eso al informe, por lo que usted no tiene que preocuparse de absolutamente nada. Otros programas similares pueden ser iMonitor EAM, TimeDoctor, Giitic y WorkMeter.

¿Quién está capacitado para supervisar al personal a distancia?

En todos los casos, sin importar qué programa se esté utilizando para controlar el teletrabajo, la mejor opción siempre será contar con un supervisor directo que tenga la única función de garantizar el éxito de la oficina virtual. ¿Quiere decir esto que para contratar a un teletrabajador debo, obligatoriamente, contratar a otro que lo supervise? No, ya que usted puede contactar a una empresa de servicios profesionales para que haga ese trabajo sin costos adicionales diferentes al del empleado por internet.

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