¿Cómo Dirigir Equipos Virtuales?

La entrada en el mercado de las Empresas Virtuales ha originado enormes cambios en el mundo de los negocios. Para empezar, las conexiones a internet han alterado la forma como operan las compañías diariamente. En virtud de ello, han surgido los Equipos Virtuales como una alternativa a los equipos de trabajo tradicionales. 

Este es un elemento que facilita el proceso de globalización de las compañías. De hecho, los equipos virtuales ofrecen una serie de ventajas para los empresarios por internet. En este artículo, le explicaremos cómo funcionan los equipos virtuales y cómo dirigirlos. Así, usted podrá decidir si es conveniente contar con uno o mantener el estilo tradicional de trabajadores cara a cara. Sin embargo, para ello necesita saber primero la definición.

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¿Qué son Equipos Virtuales de Trabajo?

Un equipo virtual es un conjunto de empleados remotos independientes que trabajan por un mismo fin en un proyecto. Como característica principal, sus integrantes suelen ser profesionales de múltiples áreas. Es decir, los equipos virtuales son interdisciplinarios. Esta característica es la que los diferencia de una oficina virtual.

En una oficina virtual, sus componentes pertenecen a un área específica. Es decir, comparten conocimientos y tienen habilidades relacionadas entre sí. Por ejemplo, una Oficina Virtual de Recursos Humanos posee profesionales de tal disciplina, aunque tengan diferentes funciones.

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¿Cómo Funcionan los Equipos Virtuales?

Un staff remoto no solo necesita personal capacitado e internet. Un equipo virtual también requiere elementos específicos que ayuden a coordinar y gestionar el proyecto. Para ello, es necesario contar con ciertas herramientas que garanticen los resultados que espera el cliente.

Project Manager

Además del personal que ejecuta el proyecto, para un equipo virtual es indispensable un Project Manager. Este profesional es el responsable de los resultados y garantiza la calidad del trabajo. El líder de proyecto gestiona a los empleados virtuales para que cumplan sus tareas en los tiempos establecidos. Sin embargo, para poder asegurar eso es necesario contar con algunos elementos básicos.

Plataforma de comunicación

Un proyecto exitoso requiere de un alto nivel de coordinación entre los empleados virtuales. Para lograr esto, los equipos virtuales necesitarán establecer una única plataforma para interactuar entre sí. Esto les permitirá estar en contacto permanente durante sus labores y evitar errores de coordinación. Un solo error por una comunicación deficiente puede arruinar el proyecto y manchar la imagen de la empresa virtual.

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Programas virtuales de trabajo

Por supuesto, llevar a cabo un proyecto virtual requiere no solo conocimientos, sino también herramientas tecnológicas. Es aquí donde entra en acción un sistema virtual para impulsar el trabajo del equipo virtual.

De acuerdo a la naturaleza del proyecto, este requerirá ciertas herramientas básicas para desarrollarlo. Se trata de programas virtuales de computadora para realizar determinadas funciones. Realmente, las más comunes suelen ser PBX para realizar y recibir llamadas, así como también software de gestión de contenidos. Sin embargo, existen muchas más para realizar trabajos virtuales.

Entre otros, existen programas para Transcriptores y CRM para organizar los contactos de un Asesor Comercial o Customer Success Manager. También, existen software para redactar Email de Marketing.

Software de supervisión

Un equipo de trabajo está incompleto si el project manager no cuenta con herramientas para hacerle seguimiento al proyecto. Es necesario que el supervisor sepa qué hicieron, qué están haciendo y qué deben hacer los empleados virtuales. De esta manera, podrá garantizar que los plazos acordados con el cliente pueden cumplirse 

Para esto, existen diversos programas para hacer seguimiento durante y después de las actividades. Algunos software tienen muy pocos requisitos, mientras otros demandan características técnicas muy avanzadas en los dispositivos del personal.

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Ventajas de los Equipos Virtuales

Los empleados virtuales ofrecen mayores beneficios cuando se ordenan en equipos. De hecho, aquí le ofrecemos algunas de las razones por las que contratar personal virtual coordinado es una gran opción.

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Bajos costos

Los equipos virtuales traen como principal beneficio costes inferiores a los de oficina. Al hablar del sueldo de un empleado remoto, nos referimos siempre a cifras menores en comparación. Por lo general, los costos por sueldos se reducen como mínimo a la mitad. Es decir, usted puede tranquilamente adquirir dos empleados virtuales por el precio de uno tradicional de oficina. 

Reducción de gastos derivados

Además de ahorrar capital por sueldos, también se eliminan por completo gastos derivados de instalaciones fisicas. Desaparecen los egresos por servicios, alquileres de oficinas, adquisicón de terrenos. Además, usted ya no tendrá que pagar por servicios de vigilancia. Tampoco deberá adquirir ni mantener aparatos tecnológicos de oficinas, pues cada integrante del equipo virtual es responsable de sus herramientas.

Flexibilidad laboral

Este beneficio es incluso más visible cuando usted contrata un servicio externo de profesionales virtuales. Básicamente, usted contrata un servicio virtual para llenar una necesidad de su compañía. Cuando el proyecto está terminado y esa necesidad desaparece, usted puede prescindir de los equipos virtuales.

Esto alivia su bolsillo considerablemente, ya que solo necesitará invertir en resultados concretos, y no en tiempos de trabajo.

Alcance del servicio

Las conexiones a internet permiten globalizar el alcance de la marca, evdentemente. Además, habilitan la contratación de cualquier tipo de empleado sin importar su ubicación geográfica. Este aspecto ofrece la posibilidad de reclutar personas que normalmente no estarían al alcance de su compañía por la distancia.

Así, usted asegurará empleados virtuales de calidad, donde sea que se encuentren.

Desventajas de los Equipos Virtuales

A pesar de los beneficios, los equipos virtuales también conllevan algunos detalles de funcionamiento. Todos estos tienen solución, pero es necesario detectarlos antes de que generen problemas para la empresa virtual.

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Coordinación difícil de lograr

Sin las plataformas adecuadas, coordinar a los equipos virtuales puede ser todo un reto para el project manager. De hecho, este suele ser el principal motivo que conlleva al fracaso de los proyectos. Por esta razón, es necesario que el personal virtual esté siempre comunicado y tengan métodos para coordinar las tareas.

Dependencia del líder

En un proyecto virtual, el líder es el gran conector de ideas. Los equipos virtuales dependen sustancialmente de esta figura para coordinar los esfuerzos de sus integrantes. Sin un project manager que genere consensos a la hora de haber varias opciones sobre la mesa, cada empleado virtual hará lo que le parezca mejor. 

Esto es frecuente en los proyectos de Traducción y Publicidad, cuando una idea tiene distintas formas de presentarse. La labor del líder de proyecto es escuchar todas las ideas y elegir la más acorde para la actividad.

Si el project manager no tiene suficiente capacidad y carácter para llevar la batuta del encargo, fracasará. Un líder de proyecto debe saber todo sobre las actividades a realizar y saber supervisar a los empleados virtuales para detectar y corregir errores a tiempo.

Personal no calificado

Sin duda alguna, este es el peor peligro para los equipos virtuales. Un empleado que no tiene las competencias necesarias para llevar a cabo sus funciones. En este caso, el riesgo al fracaso incrementa considerablemente por errores cruciales en el proceso. 

Para evitar que esta clase de cosas sucedan en su empresa, asegúrese de que su personal virtual sea elegido de la manera más profesional posible. Es decir, mediante estrategias de selección de Recursos Humanos. De lo contrario, contacte a un proveedor de profesionales virtales como Efiempresa para garantizar personal calificado.

¿Cómo Administrar los Equipos Virtuales en un Proyecto?

Una vez usted cuente con todas las herramientas que necesitan los equipos virtuales, dirigirlos será sencillo. Aun así, esto conllevará una serie de pasos metódicos.

Explique los objetivos

Para que un equipo virtual funcione, es necesario que todos sus integrantes sepan a dónde van. El líder de proyecto debe delinear y comunicar los objetivos generales, específicos y finales. De esta manera, los teletrabajadores sabrán por qué y para qué realizarán sus actividades, evitando malentendidos.

Garantice el funcionamiento de los programas virtuales

El líder de proyecto debe asegurarse de que los teletrabajadores están empleando sus herramientas tecnológicas. Necesitarán no solo tenerlos activos en sus ordenadores, sino también saber utilizarlos diariamente. Supervise constantemente en tiempo real que el trabajo se está realizando con las herramientas adecuadas. De lo contrario, el proyecto puede correr riesgos.

Mantenga un canal de comunicación abierto

Como sabe, la comunicación es un factor determinante en cualquier trabajo virtual. Asegúrese de crear grupos donde cada empleado virtual pueda comunicarse con usted y los demás a la vez. Evita plataformas de contacto persona a persona como el correo electrónico, ya que impide conversaciones fluidas y no integra a todo el grupo.

Verifique el cumplimiento del plan de acción

Toda lista de objetivos posee metas parciales y finales. Para garantizar el buen camino, asegúrese de pedir periódicamente informes y demostraciones de que se están cumpliendo los objetivos en los plazos adecuados. Si se trata de un proyecto de traducción de una semana y al tercer día no ha habido un avance significativo, habrá problemas.

Por esta razón, revise con frecuencia el estado actual de cada una de las actividades y el balance parcial de cada teletrabajador. De esta forma, usted garantiza resultados en los plazos acordados.