¿Qué es una Empresa Virtual y Cómo Crear Una?

El concepto de empresa virtual toma fuerza cada vez más con el pasar del tiempo. Los increíbles beneficios que aportan han hecho crecer la cantidad de organizaciones que se desempeñan con esta modalidad. De hecho, ahora es muy común encontrar compañías enteras sin instalaciones físicas, trabajando únicamente mediante una Oficina Virtual.

Sin embargo, hacer que una empresa virtual funcione no es una tarea fácil. Repasemos todos los aspectos de este nuevo tipo de organización.

¿Qué es una Empresa Virtual?

Por definición, es una organización con fines de lucro que realiza todas sus operaciones a distancia. Para ello, emplean la conexión a internet como su principal herramienta de comunicación. Las compañías virtuales ofrecen grandes oportunidades de negocio, al poder realizar todas sus operaciones de manera remota.

¿Cuáles son las Ventajas de una Empresa Virtual?

Los empresarios por internet tienen acceso a múltiples beneficios que no están disponibles para los tradicionales. Esta modalidad elimina restricciones, ahorra muchos gastos y facilita la interacción de la marca con el público. Repasemos detalladamente cada una de sus ventajas, lo cual explicará su incremento.

Permite reducir costos operacionales

Coordinar una oficina virtual es mucho menos costoso que unas instalaciones físicas. De hecho, elimina muchos gastos innecesarios derivados del mantenimiento de una sede central. Un negocio a distancia baja la inversión por adquirir oficinas, dispositivos tecnológicos y personal de seguridad.

Además, reduce considerablemente el sueldo del personal. De hecho, una de las medidas que suelen acompañar a las empresas virtuales es la contratación de empleados outsource. Es decir, otras empresas son contratadas para que realicen funciones no esenciales para la compañía virtual.

Expande el rango de alcance de la marca

Los negocios virtuales posicionan la marca en cualquier lugar del mundo en pocos instantes. La globalización de la empresa elimina las barreras geográficas y permite que el producto pueda ser comercializado en todos lados. Es decir, usted puede generar ventas en Estados unidos, Japón y Alemania desde Latinoamérica solo con una conexión a internet.

El alcance de la compañía permite también contratar al personal más apto en cualquier rincón del planeta. Esto aumenta considerablemente la producción, ya que los teletrabajadores no están limitados a una determinada ciudad o incluso país.

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Facilita la comunicación con los clientes y otros negocios

Las conexiones a internet no solo permiten comercializar en el exterior, sino también relacionarse con su audiencia. A la hora de captar clientes, es necesario poseer herramientas tecnológicas para contactar prospectos.

Su marca no solo se comunica a través de redes sociales. Una de las formas más frecuentes de contacto es a través del Email Marketing. De hecho, con esta herramienta, usted puede acercarse a su audiencia a través de diferentes estrategias comerciales.

Otro medio de contacto del que usted puede tomar ventaja es el Customer Success. El cliente necesita de alguien que esté atento a sus necesidades y con quien pueda conversar sobre su experiencia con la marca. Para ello, el gerente del éxito del cliente se mantiene en contacto con los actuales consumidores. Su rol es prestar soporte técnico de manera proactiva, sin esperar que sean estos quienes decidan contactar a la empresa.

En el caso de las empresas de publicidad, necesitarán contar con un Ejecutivo de Cuentas. Este se encargará de enlazar a la empresa con sus clientes, captando nuevos y manejando las comunicaciones con los actuales. Su tarea es dirigir las campañas publicitarias digitales  y coordinar el talento creativo para que ofrezcan los resultados esperados. 

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¿Qué Desventajas Posee una Empresa Virtual?

A pesar de que sea una idea innovadora, lo cierto es que las compañías virtuales presentan riesgos. Sin embargo, estos pueden ser prevenidos con cierto grado de facilidad. Preste atención a los siguientes tips para evitar que su experiencia en los negocios online sea negativa.

Requiere una alta seguridad informática

Ya que no existen instalaciones físicas, todos los secretos comerciales de la empresa se comparten por internet. Este es uno de los grandes riesgos, ya que el contenido puede ser vulnerable a hackers que perjudiquen a su compañía. 

Para evitar pérdidas de información crucial, lo primero que debe hacer es no escatimar en seguridad. De acuerdo a la relevancia de la información que se envía por internet, puede que usted necesite contratar a una empresa experta en software de seguridad o simplemente una serie de programas de este tipo.

Para una empresa virtual, la información es vital. Si su seguridad es vulnerada, puede derivar en pérdidas importantes. Esto no solo es a nivel financiero, sino también en cuanto a la credibilidad de sus clientes. Si un consumidor le confía algún contenido a la empresa digital, esta debe tomar todas las medidas necesarias para resguardarlo.

Consolidar la marca requiere más trabajo

Por supuesto, vender una idea en internet es más difícil que en persona y esto es una realidad. Las personas, por sentido común, no confían con certeza en ningún servicio que se ofrezca en internet.

Por esta razón, antes de lograr su primera venta, usted tiene que trabajar su marca. Para darla a conocer al público, necesitará implementar estrategias de marketing a corto, mediano y largo plazo.

Puede que su empresa virtual requiera crear campañas publicitarias y asistir a eventos de la industria. Para ello, un Ejecutivo de Cuentas sería una elección acertada. Conocer potenciales clientes y socios comerciales es una buena forma de empezar a posicionarse en el mercado.

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¿Cómo Funcionan los Negocios Virtuales?

Por supuesto, una empresa convencional con oficinas físicas es muy diferente a una organización virtual. Sus actividades y herramientas, así como también su personal y logística, distan mucho entre sí. Por esta razón, usted no puede crear una empresa virtual sin conocer cómo va a operar diariamente.

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Actividades 

La forma como una empresa virtual desarrolla sus operaciones diarias tiene ciertos rasgos característicos. En primer lugar, toda la comunicación se lleva a cabo a distancia. Este es un factor clave para el surgimiento de los negocios virtuales, ya que no existirá ese acostumbrado contacto personal.

Por ende, una empresa virtual necesita que todos sus empleados sepan explicar sus ideas brevemente. Un Agente de Servicio al Cliente debe ser absolutamente gráfico para explicar cómo solucionar un problema sin estar allí.

El proceso de ventas también sufre un cambio radical. El empresario virtual no cuenta con las clásicas reuniones de negocios para presentar la marca. Es decir, no puede mostrarle a un potencial cliente el producto físicamente. Para convencerlo, requerirá habilidades de persuasión muy superiores a las que necesitaría  un negocio tradicional.

Una de las cosas que debe garantizar un negocio por internet es el costo. El principal motivo por el que una empresa virtual suele ser más atractiva que una tradicional es su precio. Si el producto es bueno, pero el precio es alto, el prospecto optará por adquirirlo de una empresa tradicional. Esto es debido a que siente más confianza en alguien cercano físicamente. Para romper esta barrera, usted debe garantizar que el precio esté siempre por debajo del de su competencia.

Herramientas

Este es uno de los factores principales de una empresa virtual. El negocio por internet requiere elementos tecnológicos óptimos para su funcionamiento. Deben contar con los dispositivos más avanzados y a su vez con los software más actuales.

Las empresas virtuales hacen uso intensivo de las computadoras y las conexiones a internet para hacer negocios. Si los equipos están desactualizados, no podrán ejecutar algunas funciones de software indispensables. Por ejemplo, el sistema operativo Windows XP ya ni siquiera soporta un elemento tan indispensable como Skype.

Empleados virtuales

El recurso humano de una empresa virtual también es un factor determinante para su éxito. El Empleado Virtual se ha convertido en una excelente opotunidad de negocio, permitiendo aumentar las ventas y disminuir costos. 

El teletrabajador ofrece la posibilidad de obtener resultados sin necesitar grandes espacios y oficinas equipadas. Además, puede acceder a mercados y clientes que en el pasado eran imposibles de contactar debido a la distancia. Es capaz de transmitir información de manera remota a través de las conexiones a internet.

Finalmente, el empleado en línea cuenta con sus propios dispositivos profesionales. Por esta razón, usted no necesita invertir en materiales para que trabaje, pues tiene todo a su alcance para hacerlo por cuenta propia.

Logística

No basta con contactar al cliente y presentarle el producto, también es importante hacer que este llegue a sus manos. Por ende, es necesario crear alianzas comerciales con empresas que realicen fletes. En este punto, los empresarios suelen elegir las menos costosas. Sin embargo, asumen el riesgo de que se genere algún incidente en e trayecto. Esto es perjudicial para la imagen de la compañía, y puede ocasionar la pérdida de clientes a corto, mediano y largo plazo.

¿Cómo Crear una Empresa Virtual?

Realmente, crear una empresa virtual es sumamente fácil y en pocos días ya puede estar en funcionamiento. 

De hecho, aquí tiene a disposición una guia detallada de pasos para crear su propia organización por internet. Por supuesto, ya debe haber pensado cuál será su Plan de Negocios. Es decir, usted ya debe tener en sus manos el objetivo final y las estrategias para diferenciar su empresa de otras del sector.

Adquirir un dominio web

En primer lugar, usted necesitará una página web para presentar la información sobre su negocio. El dominio es el nombre de la página, lo que aparece en la dirección. Su dominio debe poseer un nombre acorde al servicio que usted quiere posicionar en internet. Es decir, puede ser el nombre de la marca, el lugar hacia el que va dirigido o una palabra clave. 

Además, su dominio debe poseer una extensión que puede ser global como .com, .org y .net. También puede ser geolocalizada, es decir referente al lugar donde se posiciona el servicio. En estos casos, usted puede optar por .es, .co, .ar y muchísimas otras opciones de acuerdo al país objetivo.

Por supuesto, para crear un dominio de este tipo, debe contratar un hosting o servicio de almacenamiento de datos. Algunos empresarios optan por utilizar servicios gratuitos para ahorrar algunos gastos. Sin embargo, este es un grave error que puede perjudicar a su compañía virtual.

¿Por qué no usar un hosting gratis para la página de mi empresa?

Para empezar, porque un servicio gratuito es poco profesional. Si usted quiere realizar un proyecto serio, necesitará herramientas profesionales que solamente le ofrecerá un host de pago. Conozca algunas diferencias entre ambos:

El host gratuito no presta apoyo técnico

Fundamentalmente, usted necesitará que su servicio de almacenamiento le preste soporte técnico cuando lo necesite. Si su página en algún momento presenta algún inconveniente, el host gratuito no le responderá de ninguna manera. En cambio, el de pago ofrece servicio técnico constante para solucionar cualquier inconveniente.

El host gratuito posee límites técnicos

A diferencia del pagado, el gratuito posee un límite de visitas diarias y un espacio de almacenamiento insuficiente. Además, su ancho de banda es bajo, lo que ocasiona que la página tarde más en cargar. Por último, no ofrece una copia de seguridad, por lo que en caso de errores, los archivos no se recuperan. Evidentemente, estas restricciones perjudicarán a su empresa virtual.

El host gratuito produce publicidad intrusiva

A cambio de no pagar, usted deberá someterse a publicidad elegida por el servicio de alojamiento. Es decir, a lo largo de su página web aparecerán anuncios que entorpecerán la experiencia de sus visitantes. Además, al no controlar qué anuncios aparecen, usted sin querer podría incluso hacer publicidad a sus competidores.

El host gratuito desaparece

Esta es la característica más peligrosa de los servicios de alojamiento gratuitos. Tan fácil como se crean, un día simplemente desaparecen y todo lo que estaba allí se va también. Por ende, use el servicio gratuito solo si quiere practicar y hacer pruebas, pero nunca para un proyecto real.

Desarrollar y Diseñar la Página Web

Es en esta etapa en la que usted debería considerar contratar a un Desarrollador y a un Diseñador Web. Estos dos profesionales harán las gestiones indispensables para que su página funcione. Además, harán que esta sea agradable a la vista para sus visitantes.

La página web es el punto de partida del proyecto, ya que es la cara visible de la empresa virtual. De hecho, el primer contacto entre el cliente y usted será a través del sitio web. Mediante esta herramienta, usted creará la primera impresión y generará interés en sus visitantes.

En primer lugar, usted necesitará que un desarrollador profesional estructure la página de acuerdo a los objetivos de la empresa. El sitio web puede tratarse de varias páginas estáticas para ofrecer información. Sin embargo, tamién puede estar orientado a e-commerce, blogging, portfolios o páginas de aterrizaje. El desarrollador empleará el lenguaje de programación para configurar la página y que arroje los resultados.

Una vez la página sea funcional, hay que trabajar en su apariencia. El sitio web debe ser atractivo para que el visitante sienta mayor interés. Además, debe contar con herramientas de fácil y rápido acceso para que su experiencia sea placentera. Para realizar todo esto, requerirá de la ayuda de un diseñador web, experto en Software de Gestión de Contenidos.

Constituir la Empresa Formalmente

Salvo que su intención sea ofrecer un servicio freelance o autónomo, deberá hacer gestiones de acuerdo a las leyes.  El proceso para crear una empresa virtual es exactamente el mismo que para constituir una empresa tradicional. Es decir, deberá tramitar documentos, permisos, licencias, registros, impuestos y otros requisitos antes de poner la compañía en funcionamiento.

Según las leyes de cada país, usted podrá realizar todo esto en horas, días, semanas o meses. Registrar su empresa le dará credibilidad ante potenciales clientes y socios comerciales. Este es un factor determinante en internet, ya que las personas no suelen confiar en servicios virtuales. Por ende, agilice esta fase tanto como pueda para comenzar a contratar empleados y captar clientes.

Contratar Empleados Virtuales

Esta fase es la que determinará el éxito o fracaso de su negocio virtual. Realmente, los empleados virtuales son el corazón de toda empresa por internet. Ellos serán los que ejecutarán los encargos para los clientes y harán que su compañía arroje resultados. Por ende, usted debe tener mucho cuidado al ensamblar el staff para sus Oficinas Virtuales.

De acuerdo a su capital inicial, usted puede optar por contratar a todos los empleados virtuales de una vez o paso a paso. Si esta última es su elección, debe comenzar a priorizar qué teletrabajadores contratar primero y cuáles después. 

¿Qué empleado virtual contratar primero?

La mayoría de los empresarios optan por contratar Freelancers para reducir los costos iniciales. En estos casos, también suelen contratar a un Project Manager que se encargue de su propio personal. De esta manera, es posible empezar a operar y realizar trabajos para los clientes. En teoría, esto le permitirá a su empresa generar ingresos rápidamente para empezar a crecer.

Sin embargo, este razonamiento tiene un par de inconvenientes. En primer lugar, ¿qué cliente va a acudir a usted si nadie sabe de su empresa ni sus servicios? Por esta razón, lo más recomendable es olvidar la idea de contratar primero teletrabajadores para sus clientes. En su lugar, intente consolidar su personal interno para hacer conocida su empresa y atraerlos.

Oficina de Recursos Humanos

Si usted leyó la guia para contratar empleados virtuales, sabe los riesgos que existen durante el proceso de selección. Por ende, la principal recomendación es que su primera contratación sea una Oficina Virtual de Recursos Humanos. Este despacho se encarga de seleccionar al personal más capacitado que usted necesitará a futuro. Además, podrá desarrollar las funciones administrativas iniciales como cancelar los sueldos y supervisar al equipo de trabajo.

Outsourcing: Profesionales Externos

Sí, lo primero que usted necesita es personal para que seleccione al resto del personal. Sin embargo, si usted no dispone de los recursos necesarios para una oficina virtual completa, puede hacer uso del outsourcing. Una empresa outsource es aquella que presta servicios profesionales externos. Es decir, en lugar de buscar y seleccionar empleados permanentes, contrate a otra empresa para que haga el trabajo.

Con esta modalidad, usted puede disponer del personal más óptimo en cualquier momento. Además, podrá prescindir de estos teletrabajadores cuando lo crea conveniente, ya que usted paga por un servicio. En estos casos, proveedores como Efiempresa le facilitarán empleados virtuales para hacer crecer su negocio. 

Especialistas en Publicidad

Este es probablemente el primer tipo de empleado que usted necesitará al inicio. Su empresa es nueva, por lo que no la conoce nadie en el mercado aún. Lo primero que usted necesita hacer es darla a conocer al público, y para ello necesita profesionales expertos en comunicación.

De acuerdo a su tipo de negocio, usted podrá necesitar uno o varios tipos de profesionales. El más común es el Community Manager, un experto en redes sociales que posiciona a su empresa en plataformas digitales. Sin embargo, no es inusual encontrar Ejecutivos de Cuentasdirigiendo la parte operativa de empresas virtuales.

Será indispensable un Redactor Publicitario SEO, acompañado o no por un Especialista en Motores de Búsqueda. Estos empleados virtuales posicionan a su empresa en los buscadores de internet. De esta manera, su negocio virtual será visible para su público, lo que efectivamente captará clientes.

Anunciar su Empresa Virtual

El último paso, luego de crear una empresa virtual, es anunciarla por todos lados en internet. Para esta tarea, será necesario el trabajo de sus profesionales del marketing digital y la comunicación. Así, su negocio virtual comenzará a atraer clientes por internet. A partir de este punto, usted quedará en manos de sus empleados virtuales. Por ende, asegúrese de contar con los mejores del mercado laboral para generar una impresión positiva en sus clientes.