¿Cómo es una Oficina Virtual de Administración?

El crecimiento de las Empresas Virtuales está dando de qué hablar. Los emprendedores modernos han sabido sacar provecho de este esquema para generar mayores ingresos. De hecho, poco a poco las Oficinas Virtuales han ganado espacios que antes solo estaban reservados para las tradicionales. Entre las tareas más llamativas que ahora se hacen por internet se encuentran las de administración.

En los últimos años se ha probado el éxito de sostener una empresa con una gestión administrativa a distancia. Por esta razón, no es una sorpresa que una asistente virtual reemplace al auxiliar administrativo tradicional. Repasemos una a una las cualidades que ofrece este nuevo modelo de organización.

¿Qué es Administración Virtual?

Es un formato empresarial en el que toda la administración de empresas es realizada por Empleados Virtuales. Es decir, las tareas de índole administrativa las llevan a cabo personas que no están físicamente en las oficinas de la empresa. Esto permite reducir al máximo posible el espacio físico indispensable de una compañía, reservándolo para funciones esenciales.

Desde casa, los empleados virtuales son capaces de llevar la gestión de toda la empresa. Para ello, solamente necesitarán un ordenador y una conexión a internet. Sin embargo, en algunos casos también requerirán software especiales que son propiedad de la empresa.

Características de la Administración Virtual

Una oficina online del área de administración está bastante nutrida de personal. En este sentido, es tal como un departamento administrativo tradicional. Sin embargo, presenta algunas características particulares.

Implica menos costos

La gran diferencia es que usted se ahorra todo el gasto que implica el personal. Es decir, adquirir oficinas, equiparlas, pagar grandes sumas de dinero por servicios e incluso almuerzos.

Los empleados administrativos trabajan desde la comodidad de sus hogares con dispositivos propios. Esto representa un ahorro de miles de dólares por concepto de equipos de oficina.

En otras palabras, usted no necesita comprar ordenadores, escritorios, sillas y otros objetos materiales. Lo único necesario es adquirir los software que usarán los empleados, ya que estos sí son propiedad de la compañía.

Además, usted puede seleccionar empleados de países con sueldos más bajos y ofrecerle un pago competitivo para adquirir el mejor talento. Esto no afecta la calidad del empleado, ya que es simplemente una característica relacionada al costo de la vida en determinados países.

Es más eficiente

La administración virtual trabaja más rápido que la convencional, ya que los empleados no sufren cierto desgaste. A diferencia de los trabajadores de oficina, estos no enfrentan el tráfico pesado y otros factores que afectan su eficacia durante el trabajo.

Además, al estar habituados a trabajar con dispositivos tecnológicos, utilizan software para automatizar ciertos procesos. De esta manera, es posible programar una oficina virtual que prácticamente funcione sola.

Los empleados en línea generalmente trabajan de acuerdo a ciertas metas. Por esta razón, usted no invierte su dinero en vano. Por el contrario, su inversión está sujeta a ciertos resultados que deben lograrse. En cambio, a un empleado de oficina debe pagarle por tiempo, lo que no asegura ningún tipo de resultado.

Componentes de la Administración Virtual

¿Qué empleados trabajan en la administración virtual? Exactamente los mismos que en la tradicional. De hecho, aquí tenemos una lista de los profesionales que pueden integrar una oficina en línea. 

Asistente virtual

Este rol es posiblemente la cara de la administración virtual. Se trata de un empleo que está revolucionando el mundo. La asistente virtual (sí, casi siempre es una mujer) tiene el control de todas las funciones de oficina. Gestiona todos los documentos importantes de la empresa y tramita los pagos rutinarios.

En resumen, su propósito es realizar todas las tareas rutinarias que garanticen la operatividad de la compañía. Además, maneja la agenda de la directiva y organiza las reuniones, por lo que el emprendedor únicamente debe preocuparse por tomar decisiones.

La asistente virtual es el enlace entre usted, el resto de la compañía e incluso sus socios. Por ello, es un elemento extremadamente beneficioso para todo proyecto virtual a largo plazo.

Recepcionista virtual

La Recepcionista Virtual es un elemento básico de toda oficina administrativa. Su rol fundamental es recibir el contacto de personas externas y comunicarlas con el empleado adecuado. Es decir, es la persona que conecta telefónicamente a todos los departamentos de la compañía.

Esto es indispensable cuando su empresa posee varios departamentos, o cuando su agenda es muy apretada. La recepcionista ofrece información básica que pide el contacto y establece un tiempo determinado para volver a llamar. De esta manera, usted no tiene que preocuparse por contestar cada llamada que llega a su móvil.

Además, esta empleada administrativa realiza tareas elementales como recibir infomes y enviar correos. Finalmente, filtra toda la información irrelevante que llega a la empresa y solamente deja para usted la que necesita para hacer crecer su negocio.

Oficina de recursos humanos

La oficina de Recursos Humanos le garantiza a su empresa un equilibrio interno absoluto. Se hace cargo de toda la gestión del personal, tanto del actual como el que se necesita. Así, usted no tiene que preocuparse por todos los cálculos que hay que hacer para pagar sueldos, ni tampoco debe lidiar con los problemas rutinarios de los teletrabajadores.

Llevan a cabo la selección del personal a distancia, utilizando los métodos más modernos para buscar y contratar empleados. De esta manera, se aseguran de que el personal de la empresa será siempre el más calificado para arrojar resultados positivos.

Contador virtual

El Contador Virtual es otra de las figuras básicas de toda administración. Su rol es organizar las finanzas de la empresa, registrando todos los movimientos que se realizan durante el año. De esta manera, usted puede saber cuánto ha ingresado y egresado de las arcas de la compañía.

Tener este control le permite a usted saber si hay que hacer nuevas inversiones, o si por el contrario hay que ajustar los gastos. Lleva a cabo sus funciones desde su casa, utilizando un software que le proporciona la compañía.

Su horario puede ser bastante flexible y no suele ser tan costoso de contratar. De hecho, es posible llegar a acuerdos para que trabaje cada cierto tiempo y organice las transacciones.

Supervisor virtual

El Supervisor Virtual es quien realmente garantiza la productividad de todo el personal a distancia. Es un empleado que conoce a la perfección todos los aspectos involucrados en el teletrabajo. Con estos conocimientos, es capaz de observar a los empleados virtuales de la empresa y reportar sus resultados.

A diferencia del Project Manager, el supervisor no tiene tanta autonomía para seleccionar y remover personal. En lugar de ello, elabora y envía informes al encargado del área para que tome decisiones. Es un experto en el uso de las Herramientas de Supervisión Virtual y en la elección de las mejores Plataformas de Comunicación

Con el supervisor virtual, usted no tiene que preocuparse por la producción de sus empleados virtuales. Es cierto, es difícil asegurarse en todo momento de que el teletrabajador está realizando sus actividades. Sin embargo, el supervisor cuenta con las herramientas necesarias para lograrlo y asegurar el máximo rendimiento dentro de la empresa.

Digitador de datos

El Operador de Data Entry es de mucha utilidad a la hora de crear bases de datos. Se trata de un empleado remoto que ingresa información de un lugar a otro. Generalmente esta proviene de documentos físicos antiguos, y su tarea es registrarla digitalmente. De esta manera, la compañía es capaz de guardarla, replicarla y compartirla en diferentes formatos.

Otra de las funciones es recopilar información en sitios web y transcribirla digitalmente. De esta forma, usted podrá contar con una amplia base de datos para operar.

¿Cómo Contratar Empleados Virtuales de Administración?

Se dice que para una startup, lo más conveniente es externalizar todos los servicios no esenciales. El área de administración reúne ese perfil. De hecho, es el área que se externaliza con mayor frecuencia. Esta estrategia permite ahorrar gastos innecesarios. Sin embargo, hay que tener mucho cuidado, ya que no todas las empresas externas ofrecen servicios de calidad.

Por esa razón, nuestra recomendación es Efiempresa. Este servicio de profesionales externos ofrece empleados virtuales de calidad y con experiencia en el área. Usted solo necesita indicar qué personal virtual es el que quiere para su negocio y Efiempresa hace el resto.